समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान में परिवर्तन: कहां से शुरू करें, आपको क्या जानने की आवश्यकता है। संगठनों के बीच दस्तावेज़ प्रवाह संगठनों के बीच दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान

किसी संगठन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएफ) का अनुप्रयोग

यह समझने के लिए कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएफ) क्या है और इसकी आवश्यकता क्यों है, आपको दस्तावेज़ प्रबंधन के सामान्य सिद्धांत को जानना चाहिए। अर्थात्:

उद्यम में कौन से प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं;
उद्यम के भीतर और तीसरे पक्ष के साथ इन दस्तावेजों का आदान-प्रदान कैसे किया जाता है;
प्राथमिक दस्तावेजों के निष्पादन को कौन तैयार करता है और जाँचता है;
दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसे है?

प्रत्येक उद्यम ने एक व्यक्तिगत दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची विकसित की है जो कर्मचारियों को दस्तावेज़ों की गति को समझने और निर्धारित करने में मदद करती है।

EDI पहली बार बैंकिंग क्षेत्र में दिखाई दिया, फिर EDI सिस्टम का उपयोग कई पश्चिमी उद्यमों में किया जाने लगा। वर्तमान में, सूचना के तीव्र आदान-प्रदान के लिए रूस में ईडीआई का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

ईडीआई उद्यम के भीतर और बाहरी ठेकेदारों या नियामक अधिकारियों दोनों के साथ विभिन्न सूचनाओं का तेज़ और उच्च गुणवत्ता वाला आदान-प्रदान है। प्रतिपक्षों के बीच निपटान में त्रुटियों और विसंगतियों की समय पर पहचान, साथ ही संघीय कर सेवा डेटा के साथ खरीदार और आपूर्तिकर्ता डेटा का मिलान, आपको चालान में विसंगतियों की शीघ्र पहचान करने की अनुमति देता है।

उदाहरण के लिए, जब ईडीआई का उपयोग करके प्रतिपक्षों के साथ दस्तावेजों का आदान-प्रदान किया जाता है, और डाक सेवाओं का उपयोग नहीं किया जाता है, तो उद्यम न केवल दस्तावेज़ निष्पादन का समय बचाएगा: दस्तावेज़ को प्रिंट करना, हस्ताक्षर एकत्र करना, लिफाफे जारी करना आदि, बल्कि डाक की लागत भी कम हो जाएगी। सेवाएँ।

कानून के अनुसार, ईडीएफ का उपयोग करके संसाधित दस्तावेजों में कागज के समान ही कानूनी बल होता है। सभी अनुबंधों, समझौतों और अन्य समान दस्तावेजों में रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुसार कानूनी बल है। टैक्स कोड इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण का भी प्रावधान करता है, जिसमें कागज़ी दस्तावेज़ों के समान ही बल होता है।

1सी 8.3 में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों (ईडीआई) के आदान-प्रदान को कैसे व्यवस्थित करें - चरण-दर-चरण निर्देश

कार्यक्रम में 1सी 8.3 लेखा संस्करण। 3.0 ईडीआई के उपयोग के लिए डिज़ाइन किया गया एक फ़ंक्शन प्रदान करता है। आइए एक उदाहरण के रूप में 1सी 8.3 में ईडीआई की स्थापना और उसके साथ काम करने के नियमों को देखें।

चरण 1. 1सी 8.3 में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन स्थापित करना

1सी 8.3 में ईडीआई के साथ काम करने के लिए, आपको पहले प्रोग्राम को कॉन्फ़िगर करना होगा, अर्थात्:

वर्तमान रिलीज़ के लिए अद्यतन निष्पादित करें;
इलेक्ट्रॉनिक डेटा के हस्तांतरण के लिए एक दूरसंचार ऑपरेटर के साथ एक समझौता समाप्त करें। आप उस ऑपरेटर के साथ काम कर सकते हैं जिसके माध्यम से आप संघीय कर सेवा और अतिरिक्त-बजटीय निधि को रिपोर्ट भेजते हैं;
उद्यम की सेवा करने वाली 1C कंपनी के इंटरनेट समर्थन के लिए एक पासवर्ड प्राप्त करें और लॉगिन करें;
अपने कंप्यूटर पर क्रिप्टो-प्रो इंस्टॉल करें या फ्लैश ड्राइव पर इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर प्राप्त करें।

ध्यान! "प्रतिपक्ष" निर्देशिका में, प्रतिपक्षियों का नाम संघीय कर सेवा के अनुसार भरा जाना चाहिए, ताकि 1सी 8.3 में डेटा सही ढंग से भरा जा सके: संगठन का नाम, आईएनएन/केपीपी, पता और संघीय कोड कर सेवा.

ऐसा करने के लिए, "निर्देशिकाएँ" मेनू पर जाएँ, जहाँ हम "प्रतिपक्ष" निर्देशिका का चयन करते हैं:

खुलने वाली प्रतिपक्षकारों की सूची में, जांचें कि डेटा पर सब लोगप्रतिपक्ष। ऐसा करने के लिए, वांछित प्रतिपक्ष पर कर्सर घुमाएं और संपादन फ़ंक्शन "बदलें" का चयन करने के लिए "अधिक" बटन का उपयोग करें:

प्रतिपक्ष कार्ड खुलता है:

यदि प्रतिपक्ष का टीआईएन पहले से ही कार्ड में शामिल है, तो "टीआईएन द्वारा भरें" बटन पर क्लिक करें, जिसके बाद संघीय कर सेवा के अनुसार चेकपॉइंट, नाम और पते के बारे में जानकारी स्वचालित रूप से भर जाती है।

पता किसी निःशुल्क प्रारूप में नहीं, बल्कि पता वर्गीकरणकर्ता डेटा के अनुसार भरा जाना चाहिए। लेकिन ऐसा करने के लिए, आपको 1C डेटाबेस के कनेक्शन को इंटरनेट और फ़ेडरल टैक्स सर्विस सर्वर से कॉन्फ़िगर करना होगा।

चरण 2. ईडीआई और क्रिप्टोग्राफी की स्थापना

"प्रशासन" अनुभाग पर जाएं और "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक्सचेंज" फ़ंक्शन का चयन करें:

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय की स्थापना" विंडो खुलती है:

1सी 8.3 में ईडीएफ के साथ काम करने के लिए, आपको "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर" और "प्रतिपक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान" कार्यों की जांच करनी चाहिए:

फिर आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कॉन्फ़िगर किया गया है। ऐसा करने के लिए, "प्रोग्राम्स" टैब पर "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और एन्क्रिप्शन सेटिंग्स" मेनू पर जाएं, जहां स्थापित कुंजी प्रदर्शित होनी चाहिए। यदि कुंजी स्थापित नहीं है, तो आपको इसे स्थापित करने के लिए किसी विशेषज्ञ से संपर्क करना चाहिए:

चरण 3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कनेक्ट करें

अगला कदम 1सी ईडीएफ सेवा से जुड़ना है। ऐसा करने के लिए, "1सी ईडीएफ सेवा से कनेक्ट करें" और "1सी टैक्सकॉम सेवा से कनेक्ट करें" फ़ंक्शन का चयन करें:

जब आप EDF और TAXCOM सेवाओं से कनेक्ट होते हैं, तो कनेक्शन सहायक खुल जाता है। 1सी 8.3 कार्यक्रम के संकेतों का पालन करते हुए, हम भरने के चरण से गुजरते हैं:

इसके बाद, 1सी 8.3 में ईडीएफ सेटिंग्स पर जाएं, जहां समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए एक स्वचालित रूप से कॉन्फ़िगर किया गया टेम्पलेट खुलता है। "संगठन" फ़ील्ड में, आपको उस कानूनी इकाई का चयन करना होगा जिसे आप दस्तावेज़ों के इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान के लिए निमंत्रण भेजना चाहते हैं। इसके बाद, "रिकॉर्ड और बंद करें" बटन पर क्लिक करके, ईडीएफ से जुड़ने का निमंत्रण स्वचालित रूप से चयनित प्रतिपक्ष को भेजा जाएगा:

1सी 8.3 में ईडीएफ फॉर्म अपडेट करने के लिए, आपको "स्वचालित रूप से नए फॉर्म पर स्विच करें" बॉक्स को चेक करना चाहिए:

1सी 8.3 में आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान के लिए एक शेड्यूल सेट कर सकते हैं:

या हमारा वीडियो ट्यूटोरियल देखें:

चरण 4. ईडीएफ के साथ कार्य करना

1सी अकाउंटिंग 8.3 प्रोग्राम में प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार करते समय, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि दस्तावेज़ के मेनू में जिसके लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन फॉर्म स्वीकृत किया गया है, एक "ईडीएफ" बटन है। ऐसे प्राथमिक दस्तावेज़ों के साथ सभी क्रियाएं चयनित आदेश के अनुसार की जा सकती हैं:

ईडीएफ के माध्यम से दस्तावेजों की आवाजाही के बारे में सभी जानकारी देखने के लिए, 1सी 8.3 में "प्रशासन" मेनू में "ईडीएफ पुरालेख" फ़ंक्शन है:

संग्रह में आप ईडीआई में दस्तावेज़ों के साथ किए गए सभी लेनदेन देख सकते हैं। बुकमार्क और सेटिंग मेनू का उपयोग करके, 1C 8.3 में आप दस्तावेज़ों के प्रकार और उनके निष्पादन की डिग्री पर विभिन्न रिपोर्ट प्राप्त कर सकते हैं:

1सी 8.3 में ईडीएफ के साथ वर्तमान मोड में काम करने के लिए, आपको "वर्तमान ईडीएफ मामले" फ़ंक्शन का उपयोग करना चाहिए, जो "बिक्री" अनुभाग में स्थित है:

या "शॉपिंग" अनुभाग में:

जहां आप आवश्यक रिपोर्ट भी तैयार कर सकते हैं:

1C 8.3 में आपूर्तिकर्ताओं या ग्राहकों के साथ मनमाने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करने के लिए, "मनमाना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" फ़ंक्शन का उद्देश्य है:

इस सेवा में, आप ड्रॉप-डाउन सूची से किसी भी प्रारूप या निर्दिष्ट प्रारूप की फ़ाइल का चयन कर सकते हैं:

या ड्रॉप-डाउन सूची से एक कस्टम या स्थापित प्रारूप का दस्तावेज़ चुनें और इसे अपने समकक्ष को भी भेजें।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह - यह कैसे काम करता है? इलेक्ट्रॉनिक रूप से किन दस्तावेजों का आदान-प्रदान किया जा सकता है, इलेक्ट्रॉनिक संपर्क स्थापित करने के लिए प्रतिपक्ष के साथ समझौता कैसे किया जाए और नियमों में क्या शामिल किया जाना चाहिए? इस पर हमारी सामग्री में चर्चा की जाएगी।

किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण तत्व एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण बल देने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के दोनों पक्षों को इसे 3 महत्वपूर्ण गुण प्रदान करने होंगे। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अवश्य होना चाहिए:

आवश्यक विवरण रखें.
अनुमोदित प्रारूप का अनुपालन करें.
जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित.

यदि आपने और आपके प्रतिपक्ष ने अपने उद्यमों में स्थापित प्रारूपों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की पीढ़ी का आयोजन किया है, तो तकनीकी रूप से उनके साथ आपकी इलेक्ट्रॉनिक बातचीत सुनिश्चित करना आवश्यक है। यह कैसे करें?

दो अलग-अलग प्रणालियों के लिए पारस्परिक रूप से और प्रभावी ढंग से दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने के लिए, विशेष नियमों में दस्तावेज़ प्रवाह की सभी बारीकियों को निर्दिष्ट करना आवश्यक है।

सबसे पहले, आपको यह पता लगाने की आवश्यकता है कि कौन से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, और कौन से एक मजबूत इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ। कानूनी रूप से अनुमत प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर चित्र में दिखाए गए हैं।

समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में महत्व और गोपनीयता की अलग-अलग डिग्री के दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, सबसे कठोर आवश्यकताएं इलेक्ट्रॉनिक चालान पर लागू होती हैं: उन्हें विशेष रूप से यूकेईपी द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए और ईडीआई ऑपरेटर के माध्यम से भेजा जाना चाहिए (रूस के वित्त मंत्रालय का आदेश दिनांक 10 नवंबर, 2015 संख्या 174एन)। और कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ों के लिए यूकेईपी का उपयोग अनिवार्य नहीं है। इसलिए, कंपनी स्वयं निर्णय लेती है कि इस या उस आंतरिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए किस हस्ताक्षर का उपयोग किया जाएगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर विनियमों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया स्थापित की जानी चाहिए और उन जिम्मेदार व्यक्तियों के चक्र की रूपरेखा तैयार की जानी चाहिए जिनके पास उन पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

प्रतिपक्षों के साथ सभी नियामक मुद्दों को हल करने के बाद, आपको एक ईडीएफ ऑपरेटर का चयन करना होगा जिसके माध्यम से आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान करेंगे और उनके साथ एक समझौता समाप्त करेंगे। इसके अलावा, आपको अन्य समस्याओं को हल करने की आवश्यकता होगी:

प्राप्त और भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह व्यवस्थित करें।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन के संबंध में लेखांकन नीति में कुछ परिवर्धन करें।
जिम्मेदार व्यक्तियों को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रदान करें।
सिस्टम के प्रभावी संचालन के लिए आवश्यक अन्य संगठनात्मक और तकनीकी मुद्दों को हल करें।

स्कैन की गई छवियों के रूप में दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान: यह कैसे और कब संभव है?

प्रतिपक्षों के बीच उनकी स्कैन की गई छवियों के रूप में दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान कंपनियों में लंबे समय से किया जाता रहा है - विभिन्न इंटरनेट डाक सेवाओं के आगमन के बाद से। ऐसा करने के लिए, आपको किसी विशेष कार्यक्रम या ईडीएफ ऑपरेटरों से कनेक्शन की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, दस्तावेज़ विनिमय की इस पद्धति के उपयोग में आसानी के कई महत्वपूर्ण नुकसान हैं:

गारंटीकृत सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करने की असंभवता।
एक कागज़ दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक स्कैन की गई छवि में बदलने के लिए समय और श्रम संसाधनों का महत्वपूर्ण व्यय।
दस्तावेज़ की बाद की छपाई की आवश्यकता।
सहमत दस्तावेज़ों का त्वरित आदान-प्रदान करने में असमर्थता।
अन्य नुकसान (दस्तावेज़ को ट्रैक करने की क्षमता की कमी, कंपनी में पदानुक्रम द्वारा अनुमोदन में देरी, आदि)।

इससे संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान की इस पद्धति के अनुप्रयोग का दायरा कम हो गया है। स्कैन की गई छवियों का आदान-प्रदान मुख्य रूप से उन प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए किया जाता है जो कंपनी के लिए कानूनी रूप से महत्वपूर्ण नहीं हैं। और उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रतिपक्ष को केवल बातचीत में तेजी लाने (अनुबंध की शर्तों को पूरा करने या वर्तमान व्यावसायिक समस्याओं को हल करने) के लिए भेजा जाता है। वहीं, मूल कागज मेल या कूरियर सेवा द्वारा भेजा जाता है।

आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से जुड़ने के लिए एप्लिकेशन की आवश्यकता कब होती है?

कभी-कभी, इच्छुक पार्टियों के साथ बाहरी बातचीत के उद्देश्य से, किसी कंपनी को एक विशेष फॉर्म का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और कई अन्य दस्तावेजों के कनेक्शन के लिए एक आवेदन भरने की आवश्यकता होती है। अधिकांश कंपनियों को पेंशन फंड में इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्ट जमा करते समय इस तरह के आवेदन को भरने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है।

इस मामले में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में भागीदार व्यावसायिक भागीदार नहीं होंगे, बल्कि कंपनी और अतिरिक्त-बजटीय निधि होंगे। आवेदन किसी भी रूप में नहीं लिखा जा सकता - इसका तैयार टेम्पलेट पेंशन फंड वेबसाइट पर पाया जा सकता है। इसमें निम्नलिखित डेटा होना चाहिए:

उस कंपनी का विवरण जो फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक संपर्क में प्रवेश करती है।
दूरसंचार ऑपरेटर और प्रयुक्त सूचना क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरण के बारे में जानकारी।

लेकिन फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन के लिए एक एप्लिकेशन पर्याप्त नहीं है। यह भी आवश्यक है:

आवेदन भरने से पहले, एक मान्यता प्राप्त प्रमाणन केंद्र चुनें जो टीसीएस के माध्यम से दस्तावेज़ प्रवाह को जोड़ने की तकनीकी बारीकियां प्रदान करता है और फिर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए सेवाओं के प्रावधान के लिए इसके साथ एक अनुबंध (समझौता) समाप्त करता है।
आवेदन जमा करने और फंड के विशेषज्ञों द्वारा इसकी जांच करने के बाद, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से जुड़ने पर पीआरएफ के साथ एक समझौता करें। फॉर्म फाउंडेशन की वेबसाइट से डाउनलोड किया जा सकता है।

कंपनियों और रूसी संघ के पेंशन फंड के बीच इलेक्ट्रॉनिक सूचना विनिमय आपको फंड का दौरा किए बिना व्यक्तिगत लेखांकन जानकारी प्रदान करने, रिपोर्टिंग में त्रुटियों को समय पर पहचानने और सही करने और कई अन्य समस्याओं को हल करने की अनुमति देता है।

रूस के पेंशन फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन के बारे में अधिक जानकारी के लिए, यह सामग्री देखें।

कंपनी स्वयं यह निर्धारित करती है कि समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर कैसे स्विच किया जाए। लेकिन किसी भी मामले में, यह एक बातचीत प्रक्रिया है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने का प्रस्ताव मौखिक रूप से, किसी व्यावसायिक भागीदार के लिखित निमंत्रण के रूप में, या एक विशेष समझौते पर हस्ताक्षर करके तय किया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन स्थापित करने के लिए अपने प्रतिपक्ष को लिखित रूप से आमंत्रित करने के लिए, आप उन्हें एक पत्र भेज सकते हैं। ऐसे पत्र भेजने से एक बड़े दस्तावेज़ प्रवाह वाली कंपनी को नए और मौजूदा भागीदारों को इलेक्ट्रॉनिक बातचीत के लिए आमंत्रित करने में मदद मिलती है।

पत्र के पाठ में, आपको प्रतिपक्ष को संक्षिप्त रूप में सूचित करना होगा:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की कानूनी रूप से स्थापित संभावना पर।
इसके फायदे.
दस्तावेज़ों के प्रपत्र जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से आदान-प्रदान करने की योजना है।
इस सिस्टम पर स्विच करने के लिए आवश्यक क्रियाएं.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन के बारे में एक नमूना पत्र (अंश) नीचे प्रस्तुत किया गया है।

पत्र के पाठ को बदले बिना और केवल प्रतिपक्षों के विवरण को प्रतिस्थापित किए बिना, आप उन्हें दस्तावेजों के पारस्परिक इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान को व्यवस्थित करने की अपनी इच्छा के बारे में तुरंत सूचित कर सकते हैं।

कानूनी संस्थाओं के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान पर समझौता

प्रतिपक्ष इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर एक अलग समझौते में कागज रहित बातचीत की बारीकियों को निर्दिष्ट कर सकते हैं। इसकी रचना कैसे करें?

कानून कानूनी संस्थाओं के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह पर एक समझौते के रूप और सामग्री के लिए विशेष आवश्यकताएं स्थापित नहीं करता है। इसलिए, इसकी संरचना और सामग्री इसके प्रतिभागियों द्वारा निर्धारित की जाती है। इस मामले में, ऐसे दस्तावेजों के लिए सामान्य शैली और संरचना का अनुपालन करना आवश्यक है (समझौते के विषय, वैधता अवधि, पार्टियों के विवरण और अन्य मुद्दों का वर्णन करना आवश्यक है)।

नीचे दिया गया आंकड़ा ऐसे समझौते के मुख्य (संभावित) अनुभाग दिखाता है।

इलेक्ट्रॉनिक संपर्क स्थापित करने के लिए इसकी बारीकियों पर सहमत होना आवश्यक है। यह मौखिक रूप से, पत्र भेजकर और/या एक अलग समझौते पर हस्ताक्षर करके किया जा सकता है। कई संबंधित मुद्दों को हल करना भी आवश्यक होगा (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय के लिए प्रक्रिया निर्धारित करना, जिम्मेदार व्यक्तियों की पहचान करना, उन्हें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रदान करना आदि)।

लेखांकन और कर लेखांकन का आधार, और इसलिए रिपोर्टिंग, प्राथमिक दस्तावेज़ हैं। कानून "ऑन अकाउंटिंग" प्रदान करता है कि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ कागज पर और (या) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में तैयार किए जाते हैं। इसके अलावा, बाद वाले अधिक से अधिक लोकप्रिय होते जा रहे हैं।

कंपनियां समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली शुरू करके व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अधिक सक्रिय रूप से अनुकूलित कर रही हैं। यह, निश्चित रूप से, रिपोर्टिंग तैयार करने की सुविधा प्रदान करता है, क्योंकि दस्तावेज़ों को लेखांकन कार्यक्रम में मैन्युअल रूप से दर्ज करने की आवश्यकता नहीं होती है। तकनीकी त्रुटियों और चूक की संभावना कम हो जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन विकल्प

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को व्यवस्थित करने के लिए दो विकल्प हैं। पहला है प्रतिपक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर एक समझौते को समाप्त करना और ईमेल के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित दस्तावेजों का आदान-प्रदान करना। इस मामले में, आप एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग कर सकते हैं।

आइए ध्यान दें कि प्रतिभागियों के बीच समझौते में एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की मान्यता के मामलों को हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित कागजी दस्तावेजों के बराबर स्थापित किया जाना चाहिए (6 अप्रैल, 2011 के संघीय कानून के अनुच्छेद 9 संख्या 63-एफजेड) ). विशेष रूप से, ये वे नियम हैं जिनके द्वारा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति को उसके साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा निर्धारित किया जाता है, साथ ही इसकी गोपनीयता बनाए रखने के लिए इसे बनाने वाले और (या) सरल इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कुंजी का उपयोग करने वाले व्यक्ति का दायित्व भी निर्धारित किया जाता है।

ऐसी प्रणाली का नुकसान यह है कि इलेक्ट्रॉनिक चालान का आदान-प्रदान केवल ईडीआई ऑपरेटरों के माध्यम से किया जा सकता है। यह टैक्स कोड के अनुच्छेद 169 में प्रदान किया गया है: लेनदेन के पक्षों के आपसी समझौते से चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए जाते हैं और यदि इन पार्टियों के पास स्थापित प्रारूपों के अनुसार इन चालानों को प्राप्त करने और संसाधित करने के लिए संगत तकनीकी साधन और क्षमताएं हैं। और प्रक्रियाएं (रूस के वित्त मंत्रालय के दिनांक 25 अप्रैल, 2011 संख्या 50एन के आदेश द्वारा अनुमोदित)। यदि चालान जारी करने के प्रारूप या प्रक्रिया के लिए निर्दिष्ट आवश्यकताएं पूरी नहीं होती हैं, तो चालान को कागज पर डुप्लिकेट किया जाना चाहिए।

इसके अलावा, रूस के वित्त मंत्रालय ने अपने स्पष्टीकरण में बार-बार संकेत दिया है कि एक साधारण या अयोग्य हस्ताक्षर वाला दस्तावेज़ कंपनी के खर्चों की पुष्टि नहीं कर सकता है (रूस के वित्त मंत्रालय के पत्र दिनांक 09/02/2014 संख्या 03-03- 06/1/43920, दिनांक 04/21/2014 क्रमांक 03-03-06/1/18206, दिनांक 01/23/2013 क्रमांक 03-03-06/1/24)। आखिरकार, टैक्स कोड उन मामलों को परिभाषित नहीं करता है जिनमें इलेक्ट्रॉनिक रूप में गैर-योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित जानकारी को हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित कागजी दस्तावेज़ के बराबर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में मान्यता दी जाती है। इस प्रकार, केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप से निष्पादित और योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित दस्तावेज़ ही खर्चों की पुष्टि करने वाला दस्तावेज़ हो सकता है। बशर्ते, निश्चित रूप से, कानून ऐसे दस्तावेज़ को कागज पर तैयार करने की आवश्यकता स्थापित नहीं करता है।

दूसरा विकल्प एक विशेष ऑपरेटर के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को व्यवस्थित करना है। इस पद्धति के साथ, कंपनी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए नियमों में शामिल हो जाती है और समकक्षों के साथ औपचारिक दस्तावेजों (जिसके लिए रूस की संघीय कर सेवा ने आधिकारिक तौर पर प्रारूप को मंजूरी दे दी है) और अनौपचारिक (अनुबंध, समझौते, सुलह रिपोर्ट, आदि) दोनों का आदान-प्रदान कर सकती है। .).

इस मामले में, ऐसी संभावना है कि प्रतिपक्ष किसी अन्य विशेष ऑपरेटर की सेवाओं का उपयोग करता है। तब आप तथाकथित तकनीकी रोमिंग का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, अभी, कंपनियों को अक्सर कुछ वित्तीय और समय लागत वहन करनी पड़ती है, क्योंकि रोमिंग का कार्यान्वयन ग्राहकों के लिए अनुकूलित है। फिर भी, ऐसी प्रथा पहले से मौजूद है, और जिन संगठनों ने एक प्रतिपक्ष के साथ बातचीत को ईडीआई में स्थानांतरित कर दिया है, वे दूसरों के संबंध में ऐसी प्रणाली लागू कर रहे हैं।

समकक्षों के साथ ईडीआई के हिस्से के रूप में, दस्तावेजों पर उसी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जा सकते हैं जैसे सरकारी एजेंसियों को सौंपी गई रिपोर्ट। इसके अलावा, एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से कई परस्पर जुड़े इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का पैकेज) पर हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। दूसरे शब्दों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पैकेज पर हस्ताक्षर करते समय, उनमें से प्रत्येक को उस प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित माना जाता है जिसके साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पैकेज पर हस्ताक्षर किए गए थे। यदि किसी कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए कई इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों की आवश्यकता होती है, तो उन्हें जिम्मेदार कर्मचारियों को भी जारी किया जा सकता है।

उसी समय, 2011 में, रूस की संघीय कर सेवा का एक पत्र सामने आया (रूस की संघीय कर सेवा का पत्र दिनांक 24 नवंबर, 2011 संख्या ED-4-3/19693@), जिसमें निम्नलिखित कहा गया था। यदि इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन में प्रतिभागियों के बीच एक समझौता गैर-योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए प्रदान करता है, तो ऐसे हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को कर के अनुच्छेद 252 के मानदंडों के अनुसार लाभ कर उद्देश्यों के लिए ध्यान में रखा जा सकता है। कोड मिले हैं.

हमारी राय में, आपको अभी भी रूसी वित्त मंत्रालय की स्थिति द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए और आयकर खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को प्रमाणित करने के लिए एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रारूप

एक अन्य महत्वपूर्ण बिंदु इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रारूप है। चालानों के संबंध में, उनके संबंध में सब कुछ स्पष्ट है: टैक्स कोड का अनुच्छेद 169 निर्दिष्ट करता है कि इलेक्ट्रॉनिक रूप से जारी किए गए दस्तावेज़ का प्रारूप अवश्य देखा जाना चाहिए। 2012 में कुछ प्राथमिक दस्तावेजों के लिए, रूस की संघीय कर सेवा (रूस की संघीय कर सेवा का आदेश दिनांक 21 मार्च, 2012 संख्या ММВ-7-6/172@) ने टीओआरजी में कंसाइनमेंट नोट के लिए एक अनुशंसित प्रारूप विकसित किया- 12 फॉर्म और सेवाओं के लिए स्वीकृति प्रमाणपत्र (कार्य)। इस तथ्य के बावजूद कि आदेश अनुशंसित प्रारूप को इंगित करता है, यह इस प्रारूप में है कि कंपनियों को आयकर व्यय की पुष्टि करने के लिए आवश्यक होने पर कर कार्यालय के अनुरोध पर इन दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजना होगा।

कोई भी संगठन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएफ) व्यवस्थित कर सकता है और अपने समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान कर सकता है।
ऐसा करने के लिए, उसे लेखांकन नीति में बदलाव करने, ईडीआई शुरू करने का आदेश जारी करने, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान पर एक समझौता करने, एक कार्य समूह बनाने और जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त करने की आवश्यकता है।
प्रत्येक संगठन के साथ एक समझौता अवश्य किया जाना चाहिए जिसके साथ आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करना चाहते हैं। इसे उन नियमों को परिभाषित करने की आवश्यकता है जिनके आधार पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाए, प्रसारित और संग्रहीत किए जाएंगे। यह निर्दिष्ट करना आवश्यक है कि पार्टियां किन दस्तावेजों का आदान-प्रदान करेंगी, कुछ इलेक्ट्रॉनिक फाइलों पर हस्ताक्षर करते समय किस हस्ताक्षर का उपयोग किया जाएगा।

आप 6 अप्रैल 2011 के संघीय कानून संख्या 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" द्वारा स्थापित सभी 3 प्रकार के हस्ताक्षरों का उपयोग कर सकते हैं:

एक साधारण हस्ताक्षर का उपयोग आमतौर पर अक्षरों और विशिष्टताओं (कोड और पासवर्ड का उपयोग करके गठित) पर हस्ताक्षर करने के लिए किया जाता है।
एक मजबूत अयोग्य व्यक्ति आपको यह स्थापित करने की अनुमति देगा कि दस्तावेज़ पर किसने हस्ताक्षर किए हैं (इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कुंजी का उपयोग करके जानकारी के क्रिप्टोग्राफ़िक परिवर्तन की प्रक्रिया में गठित)।
एक मजबूत योग्य हस्ताक्षर सबसे सुरक्षित है। यह केवल मान्यता प्राप्त प्रमाणन केंद्रों द्वारा जारी किया जाता है। इसे बनाने और सत्यापित करने के लिए, रूस के FSB द्वारा प्रमाणित क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरण का उपयोग किया जाता है। इस हस्ताक्षर का उपयोग संघीय कर सेवा, रूसी संघ के पेंशन कोष, सामाजिक बीमा कोष और रोसस्टैट को चालान और रिपोर्ट पर हस्ताक्षर करने के लिए किया जाना चाहिए। ऐसा हस्ताक्षर टाकस्की प्रशिक्षण केंद्र में प्राप्त किया जा सकता है। टैक्सकॉम-फाइलर सॉफ्टवेयर के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान संभव होगा। और आप 1सी-टैक्सकॉम का उपयोग करके अपने समकक्षों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं।

टैक्सकॉम विशेषज्ञ आपके सभी प्रश्नों का उत्तर देने और उन शर्तों को समझाने में प्रसन्न होंगे जिनके तहत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान किया जाएगा।
डेटा के आदान-प्रदान के लिए यह आवश्यक नहीं है कि सभी प्रतिभागी एक ही ईडीएफ ऑपरेटर से जुड़े हों। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटरों के बीच घूमने से विभिन्न ईडीआई ऑपरेटरों के ग्राहकों को एक दूसरे के साथ कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करने में मदद मिलेगी। प्रतिपक्षकारों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के लिए क्या किया जा सकता है? नई तकनीक के फायदे समझाते हुए, लाइसेंस प्राप्त सॉफ्टवेयर, एक सर्वर, अद्यतन उपकरण खरीदना, कर्मचारियों को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ काम करने के लिए प्रशिक्षित करना आवश्यक है। प्रक्रिया स्वचालन में कई महीनों से लेकर कई वर्षों तक का समय लग सकता है। हालाँकि, फायदे स्पष्ट हैं: संगठन अपने ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, भागीदारों, विभागों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का तुरंत आदान-प्रदान करने में सक्षम होगा, जिससे समय की बचत होगी।
यह बड़ी कंपनियों के लिए विशेष रूप से सच है जो सक्रिय रूप से ईडीआई पर स्विच कर रहे हैं, जिससे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की छपाई, वितरण और भंडारण की लागत कम हो रही है।
और दस्तावेजों के लिए सुविधाजनक खोज, नियामक अधिकारियों के साथ बातचीत में तेजी लाकर दंड से बचाव और अन्य फायदे कंपनियों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को अपरिहार्य बनाते हैं।

यदि कुछ वर्ष पहले यह कहा जा सकता था कि सूचना विनिमय का इलेक्ट्रॉनिक रूप उन्नत उद्यमियों के लिए रुचिकर है, तो आज हम विश्वास के साथ कह सकते हैं कि संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह प्रकृति में वैश्विक है, और आज यह आदान-प्रदान का सबसे तेज़ और सबसे उत्पादक तरीका है। जानकारी।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह क्या है और कैसे काम करता है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएफ) संचार के इलेक्ट्रॉनिक साधनों, कानूनी रूप से स्थापित और तकनीकी रूप से समर्थित आधुनिक प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके समकक्षों के बीच बातचीत का एक तरीका है।

प्रतिपक्षों के बीच दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली कई चरणों से गुज़री है, लेकिन सूचना हस्तांतरण का यह प्रारूप तब सक्रिय रूप से लागू किया जाने लगा जब अतिरिक्त-बजटीय निधि और कर अधिकारियों ने न केवल कागज पर, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी रिपोर्ट तैयार करने और प्रावधान के लिए आवश्यकताएं निर्धारित कीं। .

समय के साथ, सूचना को संसाधित करने और प्रतिपक्षकारों तक पहुंचाने की इलेक्ट्रॉनिक पद्धति के फायदों को उपयोगकर्ताओं द्वारा सराहा गया और इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में दस्तावेज़ प्रवाह व्यापक हो गया।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह: पक्ष और विपक्ष

व्यापार जगत ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों की सराहना की है, और आज इसका उपयोग न केवल नियामक अधिकारियों के साथ बातचीत करने के लिए किया जाता है, बल्कि व्यापार भागीदारों के साथ व्यापार जानकारी का आदान-प्रदान करने के साथ-साथ कंपनी के भीतर जानकारी स्थानांतरित करने के लिए भी किया जाता है।

प्रतिपक्षों के साथ इस प्रकार की सूचना के आदान-प्रदान के लाभों में शामिल हैं:

मुद्दों को सुलझाने और निपटान लेनदेन की गति बढ़ाना;

दक्षता, नियंत्रण और विश्लेषण करने की क्षमता;

कर्मचारियों के कार्य समय का अनुकूलन;

दस्तावेज़ प्रसंस्करण कार्य की लागत में कमी।

हालाँकि, EDI के कुछ नुकसानों को नज़रअंदाज़ नहीं किया जा सकता। मूल रूप से, वे सिस्टम से संबंधित हैं - एक सॉफ्टवेयर उत्पाद जो सूचना चक्र प्रदान करता है, जिसके अपने नुकसान भी हैं। कुल मिलाकर, नुकसान में शामिल हैं:

दस्तावेज़ भेजने के बाद समायोजन और परिवर्धन करने की असंभवता। त्रुटियों को ठीक करने के लिए, उपयोगकर्ता को अधिक जटिल प्रक्रिया का उपयोग करना होगा - अधिसूचना का संबंधित कवर पत्र और प्रतिपक्ष को एक नया, सही दस्तावेज़ भेजें;

सॉफ़्टवेयर स्वचालित रूप से अपडेट नहीं होता है - आपको अतिरिक्त सिस्टम अपडेट उपलब्ध होते ही उन्हें खरीदना होगा।

सिस्टम कैसे काम करता है

आइए परिभाषित करें कि संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह क्या है, यह कैसे काम करता है और इसके प्रभावी संचालन के लिए क्या आवश्यक है।

वर्तमान में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन "पेपरलेस" प्रौद्योगिकी मोड में दस्तावेजों के साथ काम करने की एक प्रणाली है, जिसके आधार पर मूल एक विशेष वैकल्पिक क्षेत्र में सीधे इलेक्ट्रॉनिक रूप में उत्पन्न होते हैं।

सिस्टम का मुख्य तत्व एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है।

प्रभावी सिस्टम कार्यक्षमता सुनिश्चित करने और इसकी व्यवहार्यता सुनिश्चित करने के लिए:

संभावित प्रतिपक्ष को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली से भी जुड़ा होना चाहिए;

बातचीत करने वाले पक्षों के बीच इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए तकनीकी तत्परता सुनिश्चित की जानी चाहिए;

पार्टियों के कार्यों को समन्वित और परस्पर जोड़ा जाना चाहिए।

कानूनी महत्व प्राप्त करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाए गए दस्तावेज़ के लिए, यह आवश्यक है:

एक विशिष्ट प्रारूप के अनुरूप;

किसी अधिकारी या जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर से प्रमाणित हो।

ईडीएफ में कौन से दस्तावेज़ शामिल हैं?

तीन प्रकार के दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक विनिमय के अधीन हैं:

औपचारिक दस्तावेज - रूसी संघ के कानून द्वारा विनियमित मानकीकृत रूपों में तैयार किया गया (उदाहरण के लिए - यूपीडी, चालान, पूरा होने का प्रमाण पत्र, आदि);

एक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित अनौपचारिक दस्तावेज़ - भेजने वाला प्रतिपक्ष (व्यावसायिक पत्राचार, सूचनाएं, कवर पत्र, आदि);

कई सिस्टम प्रतिभागियों द्वारा एक साथ हस्ताक्षरित अनौपचारिक दस्तावेज़।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को कैसे व्यवस्थित करें

ईडीआई के काम को व्यवस्थित करने और इसकी प्रभावशीलता सुनिश्चित करने के लिए, सभी तकनीकी बारीकियों को एक स्थानीय नियामक अधिनियम - एक विशेष ईडीआई विनियमन में विकसित और पंजीकृत करना आवश्यक है।

ईडीआई प्रणाली में महत्व और गोपनीयता की अलग-अलग डिग्री के प्रशासनिक और लेखा दस्तावेज शामिल हो सकते हैं। इसे ध्यान में रखते हुए, विनियमों में, इलेक्ट्रॉनिक सर्कुलेशन सिस्टम के अधीन दस्तावेजों की सूची सूचीबद्ध करते हुए, यह इंगित करना आवश्यक है कि उनमें से कौन सा सरल द्वारा प्रमाणित है और कौन सा एक अधिकारी के उन्नत इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित है। साथ ही, विनियमों में इलेक्ट्रॉनिक रूप से तैयार दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों की एक सूची होनी चाहिए।

विनियमों के समन्वय और अनुमोदन के बाद, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के उपयोगकर्ताओं को कई संगठनात्मक मुद्दों को हल करने की आवश्यकता होगी:

एक ईडीएफ ऑपरेटर का चयन करें और उसके साथ एक समझौता करें;

एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह व्यवस्थित करें - प्राप्त और भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रतियों के बाद के भंडारण के लिए;

स्थानीय नियामक अधिनियम - उद्यम की लेखा नीति में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में संक्रमण के बारे में जानकारी दर्ज करें, इसे दस्तावेज़ के अतिरिक्त दस्तावेज के रूप में दर्ज करें;

सिस्टम के संचालन के लिए तकनीकी उपकरण प्रदान करना;

अन्य संगठनात्मक मुद्दों को हल करें।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के लिए क्या आवश्यक है?

ईडीएफ प्रणाली में एक भागीदार के रूप में लॉग इन करने के लिए, उपयोगकर्ताओं को यह करना होगा:

ईडीएफ ऑपरेटर से कनेक्ट करें;

एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र, साथ ही एक क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरण खरीदना (या सिस्टम में किसी मौजूदा को पंजीकृत करना);

ऑपरेटर के साथ मिलकर, अपने संभावित समकक्षों को अपनी सेवा से जोड़ें;

ईडीआई प्रणाली में भागीदार के रूप में जुड़ने के बारे में अपने समकक्षों को सूचित करें;

ईडीआई प्रणाली के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों और सूचनाओं के आदान-प्रदान पर समकक्षों के साथ समझौते समाप्त करें।