Как правильно посчитать отпускные за полгода. Какие выплаты не учитываются? Пример расчета отпускных с коэффициентом повышения

Поводом для проведения начислений по отпускным работников предприятий и организаций является приказ руководителя. Документ составляется согласно унифицированной форме Т-6 (по единичному случаю) или Т-6А (для нескольких работников). Прилагаемый к приказу расчет отпускных в 2014 году оформляется по утвержденной форме Т-60 («Записка-расчет о предоставлении отпуска»). Все перечисленные формы документов введены в действие Госкомстатом РФ (Постановление от 05.01.2014 г. №1).

Расчеты по начислению сумм отпускных производятся с учетом средней совокупной зарплаты за период - 12 месяцев, предшествующих отпуску. Во внимание принимается средняя заработная плата работника, которая была начислена и выплачена фактически, согласно отработанному времени и без учета рабочего режима. Расчет проводится с учетом календарных месяцев, с 1-го по 30-е или 31-е число.

Формула:

Сумма отпускных выплат = среднедневной заработок Х число дней отпуска

Расчет среднедневного заработка

Размер дневного заработка сотрудника определяется как отношение начисленной совокупной зарплаты (учитываются все выплаты, согласно п.2 Положения об особенностях расчетов среднего заработка) за период к 12-ти месяцам и среднему числу календарных дней, которое определено законом. В 2014 году этот показатель равен 29,3 (изменения ст. 139 Трудового кодекса 02.04.2014 № 55-ФЗ).

Исключать из суммы совокупного дохода работника следует выплаты в период его отсутствия. А именно в случае, когда:

• осуществлялось сохранение заработка за работником, кроме перерывов, используемых для кормления ребенка;
• сотруднику выплачивалось пособие по нетрудоспособности, беременности и родам;
• на предприятии происходили вынужденные простои, возникшие не по вине работника или иным внешним объективным причинам;
• в связи с забастовкой работник не имел возможности выполнять свои обязанности, но не принимал участия в ней;
• работник использовал дополнительные оплачиваемые выходные по уходу за ребенком-инвалидом;
• работник был освобожден от выполнения обязанностей с сохранением заработной платы (полностью или частично), либо без оплаты труда (п.5 Постановления 922).

Метод расчета среднедневного заработка выглядит следующим образом:

Формула:

Среднедневной заработок = (Сумма начисленной зарплаты (с учетом премий, надбавок, выслугу лет и пр.) / 12 месяцев) / 29,3

Данная формула может служить условным методом расчетов, поскольку на практике бухгалтеру приходится использовать более сложные способы расчета. Связано это с тем, что работник в течение периода мог находиться на больничном, в отпуске. А значит нельзя принимать во внимание, что все 12 месяцев отработаны полностью.

Период расчета

Периодом расчета принимаются 12 месяцев, предшествующие дате оформления отпуска работника, а средним числом календарных дней месяца 29,3. В случае если сотрудник отработал менее 12-ти месяцев, алгоритм расчета будет усложнен. Бухгалтеру необходимо будет исключить из среднего заработка периоды, во время которых работник не выполнял свои обязанности, и расчет будет произведен в несколько этапов.

Формула:

Среднедневной заработок = сумма начисленных выплат / число дней расчетного периода

Число дней за расчетный период исчисляется путем суммирования дней полностью и частично отработанных месяцев.

Формула:

Число дней полностью отработанных месяцев = количество полностью отработанных месяцев Х 29,3

Дни неполных месяцев вычисляются по факту присутствия работника на рабочем месте, согласно приказам, распоряжениям, больничным листам и т.п.

Формула:

Число не полностью отработанных дней = (29,3/число календарных дней месяца) Х число календарных дней отработанного времени

Следует учитывать, что уплате подлежит налог на доход физического лица и взносы по страхованию, согласно п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. 1, 2, 4, 6 ст. 226 НК РФ; ст. 7, 8 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ; п. 1 ст. 5, п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Размер тарифов страховых взносов зависит от того, превышает ли сумма совокупных выплат работнику, начисленная нарастающим итогом с начала периода, установленный лимит 624 тысячи рублей. (ст. 8, 10 Федерального закона № 212-ФЗ, п. 1 постановления Правительства РФ от 10.12.2012 г. № 1276).

Оплату трудовой деятельности работника, не связанной с воспроизведением или приобретением основных и нематериальных средств, можно признать расходом на заработную плату в целях налогообложения прибыли, что регулируется п. 7 ст. 255, п. 4 ст. 272 Налогового кодекса РФ. При это размер страхового взноса относят к иным расходам, что определено подпунктом 1, 45 п. 1 ст. 264, подпунктом 1 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ.

Примеры расчета отпускных

Пример A

Сотрудник предприятия Сидоров оформлен в оплачиваемый отпуск с 25 мая 2014 г. сроком на 29 календарных дней. Рабочий стаж Сидорова составляет более 3-х лет, ежемесячный оклад согласно штатному расписанию – 18000 рублей. В мае прошлого года работник находился в отпуске 29 дней (с 1-го по 29-е число).

Расчет заработной платы за данный месяц:

18000 руб. / 18 д. х 2 д. = 2000 руб.

Число дней, отработанных в периоде:

29,3 д. / 31 д. х 2 д. = 1,89 д.

В сентябре 2013 года Сидоров находился на больничном 4 дня, и заработок за этот период составил:

18000 руб. / 21 д. х 18 д. = 15428,57 руб.

Количество дней месяца, которые были отработаны в период:

29,3 д. / 30 д. х 26 д. = 25,4 д.

За 12 месяцев периода заработная плата и фактически отработанные дни составят:

Среднедневной заработок исчисляется следующим образом:

197428,57 руб. / 320,29 д. = 616,41 руб.

Сумма отпускных составит:

616,41 руб. х 28 д. = 17259,36 руб.

Налог на доход физического лица, который будет удержан:

17259,36 руб. х 0,13 = 2243,72 руб.

К выплате сотруднику подлежит сумма:

17259,36 руб. – 2243,72 руб. = 15015,64 руб.

Расчет отпускных при досрочном отпуске

По истечении 6-ти месяцев работы на предприятии работник имеет право на оплачиваемый отпуск, однако этой возможностью он может воспользоваться и до истечения шестимесячного срока (статья 122 ТК). Продолжительность такого отпуска должна быть согласована с работодателем.

При этом законом (письмо Роструда от 24.12.2007 г. № 5277-6-1) не запрещено использовать все дни положенного отпуска. Как правило, работодатели не препятствуют такой ситуации, поскольку имеют законное право удержать из заработной платы работника сумму задолженности за неотработанные дни (статья 137 ТК).

Расчеты по отпускным выплатам в этом случае будут исчисляться иным способом, нежели в ситуации с полной отработкой положенного периода. В «Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» предусмотрены подобные методики расчетов. В частности, если у работника за период расчета (и до него) отсутствует факт начисления зарплаты за отработанные дни, средняя величина заработка будет рассчитана с учетом заработной платы за фактически отработанные дни месяца, в котором оформлен отпуск. Рассчитываться среднедневной заработок будет по аналогии с методом расчета зарплаты за дни в месяцах, отработанных не полностью.

Пример Б

Сотрудник оформляет отпуск с 19.05.2014 г. сроком на 14 дней, отработав на предприятии неполный месяц (с 01.05. по 18.05.2014 г.). Начисленная заработная плата за данный срок составила 17000 руб.

Расчет отпускных будет следующим:

Число дней в периоде расчета будет равным 29,3 / 31 д. х 18 д. = 17,01 д.

Среднедневной заработок составит: 17000 руб. / 17,01 д. = 999,41 руб.

Общая сумма отпускных: 999,41 руб. х 14 д. = 13991,74 руб.

На оплату налога на доходы физлица необходимо удержать: 13991,74 руб. х 0,13 = 1818,93 руб.

К выплате сотруднику подлежит сумма: 13991,74 руб. – 1818,93 руб. = 12172,81 руб.

Оформление отпуска в случае переведенного сотрудника

Ситуация с начислением отпускных работнику, переведенного с другого предприятия, аналогична расчетам, проводимым по досрочным отпускам. В соответствии со ст. 72.1 ТК, работник имеет право по письменному заявлению перевестись на работу к другому работодателю.

Для расчета средней суммы заработка использовать данные стажа и выплат на предыдущем месте работы не нужно, так как перевод (согласно п.5 ст. 77 ТК) является основанием для прекращения договорных отношений работника и бывшего работодателя. А значит, предполагает полный расчет: проводятся все выплаты и компенсации, в том числе за неиспользованный отпуск.

Алгоритм исчисления среднего заработка работника в этом случае будет следующим:

• подсчет отработанных по факту дней;
• определение суммы выплат за данный период;
• подсчет числа календарных дней отработанного времени;
• расчет среднедневного заработка;
• определение суммы оплаты.

Начисление отпускных совместителю

Согласно статьи 286 Трудового кодекса, лицам, работающим по совместительству, очередной отпуск должен быть предоставлен одновременно с отпуском, оформляемым по основному месту работы. У отдельной категории работников их продолжительность может быть разная, т.е. отпуск по основному месту работы (56 дней) превышает длительность отпуска совместителя (28 дней).

Оплачивать дни сверх положенного отпуска совместителю работодатель не обязан. Однако законом запрещено (статья 286 ТК) не предоставлять удлиненный отпуск. В таких случаях работнику предлагается оформить часть отпуска без оплаты. Для этого требуется его письменное заявление, документы с основного места работы, подтверждающие сроки предоставления отпуска по основному месту работы.

Согласно трудовому законодательству, сотруднику организации или индивидуального предпринимателя, с которыми у него оформлен трудовой договор, полагается 28 дней оплачиваемого отпуска в год. В некоторых случаях количество дней оплачиваемого отпуска может быть увеличено. Право на отпуск у работника появляется после отработанных шести месяцев, но по решению работодателя сотрудника могут отпустить отдохнуть и раньше. Запрос на отпуск – это заявление самого работника, которое должен одобрить работодатель, зафиксировав этот факт в соответствующем приказе. Далее у компании или ИП – нанимателя возникает обязанность рассчитать и выплатить отпускнику положенную оплату за время отсутствия на работе.

Как рассчитать отпускные

Сумма расчета отпуска в 2017 году представляет собой произведение среднего дневного заработка и количества дней запрашиваемого и согласованного отпуска. Сумма среднего дневного заработка, участвующая в расчете отпуска, в обычных случаях определяется как общая сумма всех выплат за расчетный период, деленная на 12 месяцев и деленная на 29,3 дней (среднее расчетное количество дней в месяце). Эта формула наглядно применима для тех работников, которые работают на данном месте более года.

Расчет отпуска в 2017 году, пример 1

Иванов П.А. написал заявление о предоставлении ему с 20 марта 2017 года сроком на 14 календарных дней. Стаж работы Иванова у данного работодателя составляет более 1 года. Ежемесячно начисляемый оклад в 2016 году составлял 35 000,00 рублей, в 2017 году – 40 000,00 рублей. Кроме того, в декабре 2016 года работнику была начислена премия в размере 20 000,00 рублей.

Таким образом общая сумма выплат за период с марта 2016 года по февраль 2017 года составит:

35 000,00 х 10 + 40 000,00 х 2 + 20 000,00 = 450 000,00 рублей.

Средний дневной заработок составит:

450 000,00: 12: 29,3 = 1 279,86 рублей.

Расчет отпуска в марте 2017 года за 14 дней отпуска составит:

1 279,86 х 14 = 17 918,04 рублей.

Как мы видим на основании примера, в расчете отпускных учитываются все выплаты по заработной плате, а также дополнительные премии и бонусы, начисленные работнику в расчетном периоде. В то же время не влияют на сумму отпускных различные социальные выплаты, а также суммы, полученные работником за период, в котором он фактически не исполнял свою трудовую функцию, но при этом за ним исходя из действующего законодательства сохранялся средний заработок. Таким образом, в расчете не будут участвовать оплаты предыдущих отпусков, больничных и командировочные выплаты. Исключить из расчета отпуска нужно будет и тот период, за который такие суммы выплачивались.

Расчет отпуска в 2017 году, пример 2:

Воспользуемся исходными данными предыдущего примера, и предположим, что Иванов П.А брал в 2016 году оплачиваемый отпуск (с 3 по 16 октября), а также в период с 6 по 12 декабря 2016 года находился на больничном. Зарплатные выплаты в октябре 2016 года составили 18 333,33 рублей (35 000,00 х 11 отработанных рабочих дней / 21 всего рабочих дней в месяце), в декабре 2016 года – 27 045,45 рублей (35 000,00 х 17 отработанных рабочих дней / 22 всего рабочих дня в месяце).

Общая сумма выплат за расчетный период составит:

35 000,00 х 8 + 40 000,00 х 2 + 18 333,33 + 27 045,45 + 20 000,00 = 425 378,78 рублей.

В данной сумме не учитывается оплата предыдущего отпуска и выплата по больничному листу.

В октябре:

29,3: 31 х (31 – 14) = 16,1

В декабре:

29,3: 31 х (31 – 7) = 22,7

Таким образом сумма среднего дневного заработка составит:

425 378,78: (29,3 х 10 полностью отработанных месяцев + 16,1 +22,7) = 1 282,03 рублей.

1282,03 х 14 = 17 934,42 рублей.

Аналогичным образом производится расчет выплат в случае, если это первый отпуск сотрудника, который он взял по истечение первых 6 месяцев работы, то есть в ситуации, когда расчетный период, состоящий из 12 месяцев, предшествующих отпуску, отработан не полностью.

Расчет отпуска в 2017 году, пример 3:

Петров А.В. написал заявление о предоставлении отпуска с 3 апреля 2017 года сроком на 14 рабочих дней. Принят на работу он был 1 сентября, таким образом к моменту предоставления отпуска он отработает в компании семь полных календарных месяцев. Ежемесячный оклад данного сотрудника составляет 30 000,00 рублей.

Сумма среднего дневного заработка составит:

(30 000,00 х 7) / (7 х 29,3) = 1023,89 рублей.

Сумма отпускных составит:

1023,89 х 14 = 14 334,46 рублей.

Срок выплаты отпускных

Вне зависимости от способа расчета и прочих обстоятельств, связанных с оформлением, работодатель обязан выплатить отпускные подавшему заявление работнику не позднее трех дней до начала отпуска. В связи с этим целесообразно проинструктировать работников о том, чтобы документы на отпуск они подавали несколько заранее. В этом случае у бухгалтерии будет небольшой запас времени для того, чтобы успеть произвести необходимые расчеты и выплаты.

Зарплатные налоги с отпускных

С точки зрения налогообложения отпускные выплаты ничем не отличается от обычной заработной платы. Они облагаются страховыми взносами в обычном порядке, и из ни удерживают НДФЛ по обычной ставке. Стандартные вычеты по НДФЛ, например, на детей, напомним, применяются к месячному начислению, таким образом если в месяце отпуска, были также и расчеты по зарплате, то такой вычет в любом случае не задваивается.

Существует множество нюансов при определении отпускных, начиная от учета премий, больничных, командировок и заканчивая тем, какие дни необходимо учитывать. Рассмотрим на примерах порядок оплаты за полагающийся отдых.

В целом порядок расчета отпускных несло­жен. Отпускные рассчитывают исходя из среднего дневного заработка сотрудника. и постановле­ние Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее - Постановление) определяют порядок их расчета.

Расчетным периодом для определения отпускных считаются 12 полных календар­ных месяцев, предшествующих тому меся­цу, в котором начинается отпуск.

Для расчета среднего заработка необхо­димо сложить заработную плату за послед­ние 12 календарных месяцев, которую за­тем разделить на 12 и на 29,4 (число кален­дарных дней, приходящихся на расчетный период). Тогда отпускные рассчитываются по формуле:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок х Количество календарных дней отпуска

Пример 1

Менеджер Р.Л. Сомов работает в ООО «Астра». Сумма выплат за год составила 540 000 руб. Предположим, что он взял отпуск на 21 день. В таком случае расчет средне­дневной заработной платы составит:

540 000 руб. : 12: 29,4 = 1530,6 руб.

Определяем сумму отпускных:

1530,6 руб. х 21 = 32 142,8 руб.

Напомним, что для расчета средней за­работной платы учитываются все преду­смотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). Также суммы, учитываемые при расчете отпускных, ука­заны в пункте 2 Постановления. Это поми­мо заработной платы, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам и иных видов выплат у работодателя.

Для расчета среднего заработка не учи­тываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (дивиденды, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обу­чения, коммунальных услуг, отдыха и др.).

Учет премий при расчете отпускных

Если компания выплачивает премии, су­ществует особый порядок сумм. Все зависит от того, какие пре­мии выплачивает организация: ежемесяч­ные, квартальные, годовые.

Ежемесячные премии, которые начисля­ются вместе с заработной платой, учиты­ваются полностью. При этом если, к при­меру, премии установлены за достижение каких-либо показателей, то в расчетном пе­риоде они принимаются к учету в одно­кратном размере при достижении такого показателя.

Что касается квартальных премий, опре­делено: если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного периода, то учитывать их нуж­но в фактически начисленных суммах. Если же начислены за период, пре­вышающий расчетный, то их нужно учесть только в месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за вы­слугу лет (стаж работы), иные вознагражде­ния по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.

Если период отработан не полностью, пре­мию нужно включить в расчет пропорционально отработанному времени. Исключе­ние составляют вознаграждения, которые выплачены с учетом фактически отрабо­танного времени.

Пример 2

Начальник отдела продаж ООО «Астра» И.Д. Данилина собирается в отпуск на 10 дней с 18 июля 2012 года. Рас­четный период год (с июля 2011 года по июнь 2012 года). Сумма доходов за год составила 780 000 руб. В апреле 2012 года Данилина была на больничном 14 дней. По ито­гам 2011 года она получила премию в размере 150 000 руб.

Так как премия выплачена по итогам года, но в апреле сотрудник находился на больничном, то ее необходимо скорректировать пропорционально отработанным дням:

(365 - 14) : 365 = 0,96164;

150 000 руб. х 0,96164 = 144 246,57 руб.

Общая сумма доходов, учитываемых для расчета от­пускных, составит:

780 000 + 144 246,57 = 924 246,57 руб.

Расчетный период составит:

29,4 х 11 + 29,4: 30 х (30 - 14) = 323,4 + 15,68 = 339,08.

Определяем средний дневной заработок:

924 246,57 руб. : 339,08 = 2725,75 руб.

Отпускные составят:

2725,75 руб. х 10 = 27 257,5 руб.

Определяем расчетный период

При любом режиме работы расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного времени за 12 последних календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается пери­од с 1-го по 30-е (31-е) число соответствую­щего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Однако в действительности редко когда сотрудник полностью отработал расчетный период. Скорее всего, он отправлялся в ко­мандировку, брал отпуск за свой счет - та­кие суммы учитывать при расчете отпуск­ных не нужно.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а так­же начисленные за это время суммы, если:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации, кроме пере­рывов для кормления ребенка;

б) работник получал пособие по времен­ной нетрудоспособности или и родам;

в) работник не работал в связи с просто­ем по вине работодателя или по причи­нам, не зависящим от работодателя и ра­ботника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел воз­можности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополни­тельные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождал­ся от работы с полным или частичным со­хранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В формуле приведен порядок расчета от­пускных, если сотрудник отработал полно­стью расчетный период. Она выглядит сле­дующим образом:

Количество месяцев расчетного периода, которые отработаны полностью х 29,4

Если один из месяцев расчетного периода отработан не полностью, то количество ка­лендарных дней расчетного периода опре­деляют по-другому:

29,4: Количество дней в месяцах, которые не полностью отработаны х Количество календар­ных дней в этом меся­це, приходящееся на отработанное время

Общее количе­ство календар­ных дней в рас­четном периоде = Количество дней в месяцах, кото­рые отработаны не полностью + Количество дней в месяцах, кото­рые отработаны полностью

Пример 3

Начальник отдела продаж О.Л. Скобелев организации «Астра» в июне 2012 года оправился в отпуск на 14 дней. Расчет отпускных будет выглядеть следующим образом.

Расчетный период в организации - 12 месяцев. Зна­чит, в расчет принимается время работы с мая 2012 го­да по июнь 2011 года. Оклад Скобелева составляет 60 000 руб. в месяц. В течение года он не получал пре­мий. Заработная плата не повышалась и не индексиро­валась.

В апреле 2012 года сотрудник был в трехдневной командировке. В январе 2012 года находился на боль­ничном 6 дней. В августе 2011 года Скобелев был в опла­чиваемом отпуске 10 дней.

Для наглядности построим таблицу:

Общая сумма выплат за расчетный период составила

Поскольку Скобелев отработал 9 месяцев полно­стью, то количество календарных дней, учитываемых при исчислении отпускных, составит:

в апреле: 29,4: 30 х 18 = 17,64;

в январе: 29,4: 31 х 10 = 9,48;

в августе: 29,4: 31 х 13 = 12,33.

Общее количество дней в расчетном периоде соста­вит:

264,6 + 17,64 + 9,48 + 12,33 = 304,05. Определим средний дневной заработок: 662 842 руб. : 304,05 = 2180,04 руб. Отпускные полагаются в следующей сумме: 2180,04 руб. х 14 = 30 520,6 руб.

Период, включаемый в отпуск

Предоставление отпуска нужно отра­зить в личной карточке по форме (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В нее вносятся сведения о виде отпуска (ежегодный, учеб­ный, без сохранения заработной платы), период работы сотрудника, количество ка­лендарных дней отпуска, дата его начала и окончания. Знакомить сотрудника с вне­сенными сведениями не нужно.

В табеле учета рабочего времени (уни­фицированные формы и , утв. постановлением Госкомстата России от 5 ян­варя 2004 г. № 1) во время отсутствия со­трудника дни ежегодного основного опла­чиваемого отпуска отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Бухгалтерский учет отпускных

С 2011 года все организации, за исклю­чением малых - эмитентов публично раз­мещаемых ценных бумаг, обязали фор­мировать резерв на выплату отпускных. Теперь он признается оценочным обяза­тельством, так как, создавая его, необхо­димо учитывать требования «Оценочные обязательства, условные обя­зательства и условные активы» (утв. приказом Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н, далее - ПБУ 8/2010). Данную позицию подтверждает также письмо Мин­фина России от 14 июня 2011 г. № 07-02­06/107. Однако для того, чтобы признать его в качестве такового, одновременно должны быть соблюдены следующие ус­ловия:

• у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых собы­тий ее хозяйственной жизни, исполне­ния которой организация не может из­бежать;
• в результате ее исполнения вероятно уменьшение экономических выгод;
• можно обоснованно оценить величину оценочного обязательства.

Оценочное обязательство по отпускам определяется на основании утвержденного на начало года графика отпусков. По нему можно оценить, какие затраты будут произ­ведены на выплату отпускных сумм сотруд­никам, порядок их предоставления, а также размер среднего заработка работников.

Нужно знать

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях.

К сожалению, в ПБУ 8/2010 не содержит­ся конкретного порядка расчета ежемесяч­ных отчислений в резерв. Поэтому вам предстоит разработать его самим, а вы­бранный способ закрепить в учетной по­литике компании.

В бухгалтерском учете оценочные обя­зательства отражаются на счете 96 «Резер­вы предстоящих расходов» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйст­венной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Величина оценочного обязательства от­носится на расходы по обычным видам дея­тельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива и отражает­ся по дебету счета 20 (23, 25, 26 и др.).

Для начисления страховых взносов ис­пользуются счета 69 «Расчеты по социаль­ному страхованию и обеспечению».

Если величина накопленного резерва меньше суммы начисленных отпускных, разница отражается по дебету счетов для учета затрат (счета 20, 25, 26, 44 и др.).

Проводки в бухгалтерском учете будут выглядеть следующим образом:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 96

Начислен резерв на оплату отпусков работникам.

При начислении отпускных за счет соз­данного резерва сделайте записи:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

Начислены отпускные работникам ор­ганизации;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69-1, 69-2, 69-3

Начислены страховые взносы во вне­бюджетные фонды и взносы на страхова­ние от несчастных случаев на производ­стве и профессиональных заболеваний.

Если по окончании текущего года в ре­зерве остались неизрасходованные суммы, то их необходимо сторнировать. Для этого сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 44...) КРЕДИТ 96

Сторнирована сумма неиспользован­ного резерва.

Налоговый учет

Расходы на оплату труда, сохраняемую ра­ботникам на время отпуска (отпускные вы­платы):

• учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (). При­чем учитываются они на дату начисле­ния ();
• облагаются НДФЛ (). Поскольку отпускные призна­ются доходом работника и включаются в налоговую базу по НДФЛ;
• облагаются страховыми взносами на обя­зательное социальное страхование;
• облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20-1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

Как правильно рассчитываются отпускные в 2015 году, мы разобрали в . Ниже приведены примеры расчета отпускных в различных ситуациях. В частности рассмотрены случаи, когда расчетный период отработан неполностью, если трудовой стаж работника на данном предприятии менее одного года (например, 6 месяцев).

Напомним, что для расчета отпускных используется записка-расчет форма Т-60, бланк и образец заполнения которой можно скачать .

Пример расчета отпускных (стандартная ситуация)

Рассмотрим стандартный случай, работник отработал полный год, на протяжении которого не болел, не уходил в отпуск без содержания.

Исходные данные:

Уткин уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 01.10.2015 по 28.10.2015, отпуск предоставляется за полностью отработанный год. Ежемесячно Уткин получал одну и ту же заработную плату в размере 30000 рублей. Рассчитаем, какие отпускные ему следует выплатить.

Расчет:

1. Определяем расчетный период — календарный год (период с 01.10.2014 по 30.09.2015).
2. Общий заработок за расчетный период = 30000 * 12 мес. = 360000.
3. Количество фактически отработанных дней за расчетный период = 12 мес. * 29,3 = 351,6.
4. Средний дневной заработок = 360000 / 351,6 = 1023,89.
5. Отпускные Уткину = 1023,89 * 28 = 28669.

Расчет отпускных пример, если период отработан не полностью

Следующий пример предусматривает, что работник работает на предприятии давно, но в последние 12 месяцев у него были периоды, которые не включаются в расчетный период (больничные, отпуск без сохранения заработной платы свыше 14 дней, декретный отпуск, отпуск по уходу за ребенком)/

Исходные данные:

Уткин уходит в отпуск с 01.10.2015 по 28.10.2015. За последние 12 месяцев он находился 20 дней в отпуске без содержания в апреле 2015 года, а также болел на протяжении 10 дней в августе 2015 года. Его ежемесячная зарплата в полностью отработанных месяцах 30000 руб. За апрель он получил 10000 руб., за август — 20000 руб. (без учета компенсации по больничному листу, она в расчет не берется). Рассчитаем, какие отпускные нужно выплатить Уктину.

Расчет:

1. Расчетный период — 01.10.2014 по 30.09.2015.
2. Заработок за расчетный период = 30000 * 10 мес. + 10000 + 20000 = 330000.
3. Количество отработанных за год дней = 10 мес. *29,3 + (24/30 + 20/31) * 29,3 = 335,34 дн.
   • 10 месяцев отработаны полностью — 10 * 29,3;
   • апрель — отработано 24 дня (отпуск без содержания свыше 14 дней не учитывается — в данном случае 6 дней не учитываем) — 24/30 * 29,3;
   • август — отработано 20 дней (10 дней больничного не учитывается) — 20/31 * 29,3.
4. Средний дневной заработок = 330000 / 335,34 = 984,07.
5. Отпускные Уткину = 984,07* 28 дн. = 27554.

Пример расчета отпускных, если отработано 6 месяцев (за неполный год)

Еще один пример связан с ситуацией, когда работник устраивается на работу и, не отработав 12 месяцев, уходит в отпуск. Работник имеет право на отпуск уже через 6 отработанных месяцев. Как рассчитать отпускные, если сотрудник отработал менее 12 месяцев?

Исходные данные:

Уткиным отработано 6 месяцев, он уходит в отпуск с 01.10.2015 по 14.10.2015. На предприятии он работает с 10 марта 2015 года. Его ежемесячная зарплата в полностью отработанных месяцах составляет 30000 руб. В марте его зарплата составила 20000 руб. Рассчитаем положенные к выплате отпускные.

Расчет:

1. Расчетный период — с 10.03.2015 по 30.09.2015.
2. Общий заработок за расчетный период = 30000 * 6 месяцев + 20000 = 200000.
3. Количество отработанных дней за расчетный период = 6 месяцев * 29,3 + (21/31) * 29,3 = 195,65
   • 6 месяцев отработано полностью — 6 * 29,3;
   • в марте отработано 21 календарных дней — 21/31 * 29,3.
4. Средний дневной заработок = 200000 / 195,65 = 1022,2.
5. Отпускные Уткину = 1022,2 * 14 = 14310,80.

Основные требования, определяющие как рассчитать отпускные, утверждает ст. 139 Трудового кодекса РФ, где указывается то, какое число дней по календарю входит в оплачиваемый отпуск. Он предоставляется ежегодно и определяется на основании среднего заработка. Работник имеет право взять для отдыха только 2 недели. При этом установленное количество дней делят на части. В каждую из них включается не меньше 2-х недель. Работник получает суммы отпускных на руки, выплата которых производится в полном объеме за 3 дня до выхода на отдых.

Правительственным постановлением №922 от 24.12.07 г. также утвержден порядок расчета ежегодных отпускных с установленной длительностью в 28 календарных дней. Поскольку право на отпуск гарантировано всем официально устроенным работникам, то согласно ст.37 Конституции РФ, он предоставляется всем штатным сотрудникам организации.

ТК РФ запрещается не предоставлять работникам время на отдых более 2-х лет подряд (ч.4 ст.124 ТК РФ). Поскольку работодателем может быть нарушено установленное законодательство, то на основании ст.5.27 КоАП РФ законодательство предусматривает административную ответственность.

За предусмотренный законом отрезок времени для отдыха (ст. 106 ТК РФ), каждому сотруднику предприятия предоставляется право не исполнять трудовые обязанности в этот период на работе. Поскольку последние изменения в законодательстве, регулирующим все расчеты, проводились в апреле 2014 г. то следует отметить закрепление новых правил расчета. Общее правило предполагает вывод суммы оплачиваемых отпускных исходя из средней зарплаты работника.

Отпуск сотруднику за предыдущие годы предоставляется работодателем не только по графику, но и через согласие работника. Работодатель в праве перенести запланированный для отдыха период на следующий год в том случае, если потребуется обеспечить нормальную работу организации. Эти действия со стороны работодателя будут считаться правомерными. При этом должно быть получено согласие сотрудника, который сможет получить календарные дни для отдыха, предоставленные не позднее 12 месяцев после того года, в котором он запланирован по графику.

Льготные категории работников

В трудовом законодательстве для сотрудников предприятий предусматривается предоставление льготных дополнительных отпусков. На них имеют право только работники предприятий, условия труда которых являются опасными. Список, включающий перечень льготных категорий работников определяется ст. 116 ТК РФ. Льготная категория включает сотрудников, условия труда которых:

• являются опасными для жизни и здоровья;
• имеют опасный характер;
• предполагают ненормированный рабочий режим.

К ним относятся и работники, которые трудятся на Крайнем Севере.

Законодательство дает право на время отдыха сотрудникам, отработавшим в организации 6 месяцев. Выделяют категории работников, которым он предоставляется по закону, хотя они еще не отработали полностью 6 месяцев. Это:

• работники, возраст которых менее 18 лет;
• беременные женщины, использующие перед родами не только отпуск по беременности, но и по льготе;
• сотрудник, усыновивший новорожденного ребенка, которому нет 3-х месяцев.
• женщины, которые в праве на получение после родов вместе с отпуском по беременности и льготного периода.

Законодательством предусмотрена длительность льготного отпуска для работающих на Крайнем Севере, которая равна 24 календарным дням. Если местность, где находится организация, приравнена к Северу, то дополнительный отпуск имеет продолжительность, которая составляет 16 дней. Длительность может составлять 8 -мидневный период для работников предприятий, расположенных в других районах Севера (ст.321 ТК РФ, ст.14 ФЗ от 19.02.1993 №4520-1).

Если сотрудник не получал положенные ему выплаты на отпуск, этот период может быть перенесен на другое время. Если увольняемый работник имеет не использованные календарные отпускные дни, то ему предприятие выплачивает денежную компенсацию за проработанный им период.

Работникам младше 18 лет на отдых дается не менее 31 дня. Для сотрудников, работающих в отделе образования, согласно законодательству этот период составляет 48 дней. Государственным служащим он предоставляется на время, длительность которого не менее 30, а работникам прокуратуры - 30 дней с оплатой проезда.

Какие суммы берутся в расчет отпускных

Перед тем как рассчитываются отпускные в программе по учету зарплаты, вычисляется средний заработок работника. С этой целью берется во внимание определенный интервал времени, за который проводятся все расчеты. В результате причитающаяся работнику предприятия сумма зависит от 2-х составляющих: среднемесячного заработка и определенного промежутка времени, проработанного сотрудником до момента выхода в запланированный отпуск.

В начале проведения всех расчетов вычисляется сумма среднего заработка. Следует иметь информацию о том, что включается в эту сумму, а что в нее не должно входить. Общее правило расчета предполагает учет всех налогооблагаемых сумм заработка, которые были получены сотрудником. Эти суммы учитываются на основании:

• величины суммы оклада;
• заработной платы по тарифной сетке;
• полученных гонораров либо авторских вознаграждений;
• всех видов надбавок;
• других дополнительных выплат за заслуги либо выслугу;
• поощрений с премиями, закрепленных на документальном уровне.

При осуществлении расчетов среднего заработка во внимание не берутся:

• отчисления материальной помощи;
• уплаченные пособия по временной нетрудоспособности.

Надбавки и премии используются с целью сделать расчет суммы среднего заработка, а к итоговой сумме отпускных их прибавлять не требуется.

Как определить сумму среднего заработка

Для расчета среднего заработка для отпуска все вычисления выполняются по формуле (1):

Общая сумма ЗП за 12 мес. / 12 / 29,3 (1),

где 12 - это период проведения расчета;

29.3 - среднемесячное количество календарных дней или СККД, которое составляло 29.4 до 02.04.14 г.

Внесенные в ТК РФ изменения уменьшили СККД до 29.3. При получении сотрудником 1 годовой премии, она прибавляется к общей сумме заработка, а если работником было получено 2 премии, то 1 из них не принимается во внимание при расчете. Когда средний заработок рассчитан согласно формуле (1), то переходят к вычислению расчетного периода, за который будет произведена выплата. Согласно общим правилам этот период - 12 месяцев.

Определять расчетный период необходимо, учитывая каждый день, когда работник находился на рабочем месте в рабочем порядке.

Расчет календарного периода с целью начисления выплат начинается со дня последнего отпуска до дня текущего. Расчет производится без включения отгулов, больничных, выходных и праздничных, а также командировочных. Определять количество дней отпуска следует посредством основных правил расчета, которые регламентирует постановление №922. Если месяц в году был отработан сотрудником не полностью, то все расчеты проводят согласно формуле (2):

СЗ = ЕЗ / СККД * М (2),

где СЗ - средний заработок;

ЕЗ - ежемесячная зарплата;

СККД - среднее количество календарных дней,

М - месяцы, которые отработаны сотрудником без пропусков, включая количество дней в неполных месяцах.

Для определения количества отработанных сотрудником дней в полном месяце, следует найти произведение путем умножения всех полных месяцев на СККД. Если месяц неполный, то количество отработанных сотрудником дней вычисляется так:

СККД / Кол-во дней в месяце * кол-во отработанных дней.

Для расчета суммы выплат работнику на период отдыха следует воспользоваться формулой расчета отпуска, то есть перемножить средний дневной заработок на количество дней.

Примеры по определению сумм выплат

Длительность или количество отпускных дней определяются на основании ст. 114, 115 ТК РФ, где указано то, что на время отпуска за работником в течение 28 дней сохраняется его рабочее место и оплата труда. Чтобы определить расчетный период, необходимо учесть, сколько работник проработал времени в днях, имеются ли у него в отработанном периоде больничные, начисленные премии и т.д. Пример расчета. Сотруднице, проработавшей в организации около 3-х лет, по графику назначается отпуск с 22.05.15 г. его длительность составляет 28 дней. Сумма ежемесячного оклада - 20 тыс. руб. В начале определяется заработная плата за май с 1 по 22 число:

20000 / 18 дн. * (31-28) отработанные 3 дн. = 3333 руб. Далее определяют какое количество дней сотрудница отработает в месяц:

29.3 / 31 день * 3 дня = 2.84 календ. дня.

В 2014 году сотрудница уходила на больничный с 7 по 10 ноября, поэтому сумма заработной платы за этот месяц составит: 20000 / 21 день * 18 дней (отработанные) = 17 142,86 руб. Далее определяют то количество дней, которое было отработано сотрудницей за текущий период: 29.3 / 30 дн. * 26 дн. = 25.39 дн.

После этого определяется средняя зарплата: ((20000 * 10 мес.)) + 3333 + 17 142.86) / ((29.3 * 10) + 2.84 + 25.39) = 220475.86 / 321.23 = 686.14 руб. В итоге искомая сумма составит: 686.14 руб. * 28 дн. = 19211.92 руб. Из полученной суммы следует вычислить НДФЛ (13%): 19211.92 руб. * 13% = 2497.55 руб. По результатам расчетов насчитываются соответствующие выплаты: 19211.92 - 2497.55 = 16714.37 руб.

К примеру, сотрудник Петров И.М. отработал в организации "Омега" более 1 года, поэтому расчетный период составит 12 последних календарных месяца. Он берет отпуск с 6 июня 2015 года. Расчетный отдел бухгалтерии данной организации будет рассчитывать соответствующие выплаты Петрову И.М. учитывая сумму заработка за период с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года.

Расчет отпускных сотрудникам со стажем менее года

В том случае, когда отдых предоставляется работнику, который отработал менее 1 года, сумма выплат рассчитывается немного иначе. Расчетный период вычисляют в зависимости от среднего заработка работника с 1-го дня работы по последний календарный месяц, который предшествует началу выхода. К примеру, курьер типографии Иванов В.П. получил право на отпуск с 12 апреля 2015 года, начав трудовую деятельность в фирме в 2014 году с 17 сентября. Бухгалтерия рассчитывает отпускные на основе заработка Иванова В.П. за период с 17 сентября 2014 года по 31 марта 2015 года.

Количество времени, которое было отработано сотрудником, влияет на расчет дней отпуска, который положен сотруднику. Для расчета среднего заработка следует учитывать те дни и суммы отработанных и выданных зарплат в течение 6-ти месяцев. Затем эта сумма умножается на число дней.

Закон не обязывает работодателя отпускать сотрудников в оплачиваемые отпуска через 6 отработанных месяцев. Особое внимание следует обратить на то, что согласно ст. 125 ТК РФ, сотрудник в праве воспользоваться не всем отпуском, а только его частью, которая должна быть не более 14 дней.

Стандартный расчет отпускных и определение резерва для выплат на предприятии

Если в 2015 году уровень минимальной зарплаты составил 5965 руб. то среднюю сумму отпускных можно расчитать так: (5965*12) /12/29.3= 203.58 руб. Согласно законодательства отпуск имеет общую продолжительность 28 дн.: 203.58 руб. * 28= 5700 руб.

На уровне Федерального законодательства устанавливается резерв, формируемый в начале каждого года. Из него предприятия производят оплату отпускных. Предварительно утвержденный график ежегодных отпусков является основанием для оценочного обязательства. В целом расчет в текущем 2015 году не должен отличаться чем-либо от того, который использовался в прошлом году.

Операции по удержанию сумм в резерв отпускных платежей производятся не по стандартной методике расчета. Каждая организация разрабатывает и утверждает учетную политику, в которой предусматривается способ начисления. Бухгалтер должен самостоятельно рассчитать отпускные работнику по утвержденному способу.